Externalización de la vida para un profesional en activo – Cómo conseguir más equilibrio en la vida
He escrito en el pasado sobre cómo los empresarios pueden impulsar su productividad y su negocio en general mediante la contratación de asistentes virtuales (VA). En este post quiero hablar de cómo los profesionales con éxito pueden impulsar sus carreras y lograr un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal haciendo lo mismo.
Permítanme subrayar que la externalización no es sólo para las grandes empresas que envían sus centros de llamadas y el trabajo de contabilidad al extranjero. La externalización para los profesionales que trabajan funciona igualmente bien, y en este post hablaré de algunas de las tareas que puedes externalizar a tu VA para crear más equilibrio en tu vida.
El aspecto más importante de la vida del que carecen los profesionales de éxito ocupados es el tiempo. Todos tenemos 24 horas en un día y todos anhelamos más. Siempre podemos ganar más dinero, pero nada de eso nos comprará ni un segundo más de tiempo si lo quisiéramos.
Siempre parece haber más trabajo que tiempo, y externalizar parte de tu vida de forma controlada es una solución para crear más tiempo libre que puedas disfrutar con tus amigos y familia haciendo las cosas que te gustan.
La subcontratación no es sólo para los propietarios de negocios y los vendedores de Internet. Los profesionales de la carrera están aprovechando la subcontratación hoy en día para poder vivir un estilo de vida sin precedentes y lograr el máximo éxito en sus carreras mientras disfrutan de la vida al máximo. ¿Cómo lo sé?
Lo sé porque uno de mis sitios nicho es un sitio que discute un campo de carrera o profesión lucrativa. La subcontratación de parte de la vida personal es uno de los temas que discuto en ese sitio. Para que te hagas una idea, el lector medio del sitio es alguien que trabaja en una gran empresa ganando entre 120.000 y 220.000 dólares o incluso más al año.
No puedo contar el número de agradecimientos personales que he recibido de los lectores del boletín del sitio que han aprovechado los métodos de externalización para los profesionales que trabajan que no sólo han impulsado sus carreras, sino que al mismo tiempo les han permitido pasar más tiempo con la familia y los amigos o en aficiones e intereses. Puedo dar fe personalmente de los resultados porque no sólo externalizo el trabajo relacionado con la empresa, sino también parte de MI vida personal.
Tengo amigos a los que he transmitido esta opción y que han experimentado con ella con tremendos resultados también. Muchos han externalizado parte de su vida para poder emprender más proyectos especiales en el trabajo y entrar en la vía rápida de la promoción. Otros lo utilizan para liberar tiempo para adquirir más negocios, y algunos para tal vez iniciar ese negocio de Internet pendiente desde hace tiempo que no habían tenido tiempo de poner en marcha antes. Está claro que la externalización para los profesionales en activo funciona.
Para alguien que trabaja por horas, uno puede beneficiarse fácilmente del arbitraje resultante de la diferencia salarial. Por ejemplo, si gana 12 dólares por hora y puede subcontratar una hora de su vida a 3 dólares, puede trabajar más horas y ganar 9 dólares más (12 dólares – 3 dólares) por cada hora trabajada.
Mientras que algunas C Suites tienen asistentes personales que no sólo les ayudan en la oficina, sino también en su vida personal, el resto de la gente corriente tendremos que conformarnos con asistentes virtuales. La buena noticia es que podemos hacerlo de forma asequible y eficaz. Este es sin duda el camino a seguir.
Así que ahora que hemos hablado de por qué uno debería considerar la externalización de parte de su vida, aquí hay un puñado de tareas que puede enviar fuera.
- Reservas para cenar (casi sin problemas, indíqueles su código postal y su preferencia gastronómica. Algunos pueden incluso llamar y hacer la reserva si es necesario)
- Viajes y salidas con amigos (salidas de golf)
- Viajes (Mi AV mantiene una hoja de cálculo con la información de mi programa de fidelización y mis preferencias de viaje; con el tiempo se vuelven más eficientes a medida que te conocen y conocen tus preferencias)
- Envíe flores a su cónyuge y escríbale correos electrónicos (yo hago que el mío redacte un correo electrónico que luego modificaré y enviaré)
- Cuestiones de facturación, trabajo con autónomos, gestión de las tareas de la pequeña empresa, especialmente si utiliza un software de servicios compartidos en el que puede configurar su VA como usuario
- Procesamiento de textos, herrería de palabras, embellecimiento de algo
- Tareas de introducción de datos – contabilidad y mantenimiento de hojas de cálculo
- Pago de facturas en línea: envíe un correo electrónico con la factura, ellos programan los pagos (configure la autorización de las transferencias con su banco y bloquee las transferencias internacionales a menos que se le proporcionen los parámetros de seguridad)
- Fabricación de productos: sin duda tendrá que considerar la posibilidad de que sus productos se fabriquen en el extranjero, especialmente si se trata de una empresa nueva. Sin embargo, debe asegurarse de hacer la debida diligencia y comprobar los antecedentes de la empresa de fabricación con la que va a trabajar. Confíe sólo en empresas que tengan una sólida trayectoria y experiencia en la fabricación.
Esta no es, ni mucho menos, una lista exhaustiva de tareas que puedes subcontratar a tu VA, sino sólo un puñado de tareas que yo y algunos amigos míos subcontratamos.
Como regla general, si se tarda más en explicar una tarea de lo que se tardaría en hacerla uno mismo, mejor hacerlo uno mismo, a menos que sea algo que, una vez entrenado, se pueda ejecutar repetidamente a lo largo del tiempo. Es una inversión de tiempo que merece la pena.
En el día a día, normalmente externalizo aquellas tareas que son fáciles de comunicar en un solo correo electrónico. Siempre que el correo electrónico sea lo suficientemente elaborado y prevea varias opciones si/entonces, he comprobado que las VAs competentes pueden volar con él de forma satisfactoria la mayoría de las veces.
Lo que estoy experimentando ahora mismo es que, en lugar de confiar en el correo electrónico, uso Google Docs con una lista de tareas pendientes ordenada por prioridades. Hago que mi asistente personal entre en ella una vez a la semana, y que todas las tareas «urgentes» se envíen por correo electrónico.
De este modo, puedo actualizar la lista cuando me convenga, y mi ayudante puede verla cuando le convenga. Ella solo tiene que marcar las tareas que se han completado, y como Google Docs permite compartir una versión de trabajo de un documento, todos los cambios son en tiempo real y se hace un seguimiento.
¿Ya estás abrumado?
Todo esto es sólo la superficie de este tema. La lista de cosas que se pueden externalizar es interminable. Sin embargo, lo que no se puede externalizar es el lavado de platos o el corte del césped. Para eso puedes contratar servicios locales de limpieza y cuidado del césped. Pero para todo lo demás, la subcontratación funciona, y tampoco tiene por qué estar relacionada con el negocio.
Por ejemplo, acabamos de volver de un viaje de dos semanas a Europa. Mientras estábamos allí tomamos más de 500 fotos. Una de mis asistentes de ventas las está recortando ahora mismo, arreglando la rotación y la iluminación, y espero ver todas las imágenes terminadas y subidas a nuestro disco compartido en las próximas 24 horas.
En el pasado, incluso hice que una VA investigara todo el procedimiento para obtener la doble nacionalidad en un país que me interesaba y obtuviera todos los formularios para que yo los rellenara. Tardó una semana en hacerlo, pero el proceso me ahorró incontables horas de adormecimiento. Me preparó un resumen de las ventajas y de los consejos/cosas importantes a tener en cuenta, la mayoría de los cuales ya conocía por mi investigación, pero fue bueno obtener una validación.
Hay varios lugares donde se pueden encontrar asistentes virtuales con los que trabajar, y estos recursos no hacen más que aumentar a medida que la gente empieza a sentirse más cómoda y a entender lo que puede hacer por ellos la subcontratación de parte de nuestras vidas a las VAs.
Los dos recursos que recomiendo y uso personalmente son los siguientes:
Odesk – Odesk es un negocio a través del cual puedes encontrar prácticamente cualquier tipo de VA que pueda hacer prácticamente cualquier cosa. He utilizado Odesk para contratar VAs a tiempo parcial y a tiempo completo. La ventaja de utilizar Odesk es que no hay ninguna cuota por adelantado para usted, y usted puede contratar a VAs a tiempo parcial o tarea por tarea en función de lo que usted quiere hacer.
En Odesk, tú mismo haces toda la selección y las entrevistas para elegir al candidato adecuado para tu trabajo. Siempre puedes volver a contratar a la misma VA para otras tareas en el futuro si tuviste una buena experiencia con ella.
Virtual Staff Finder – Este es un servicio más personalizado que es particularmente beneficioso si usted está interesado en contratar una VA a tiempo completo. Mi amigo Chris Ducker es el propietario de esta empresa con sede en Filipinas. Chris ha estado en el negocio de la subcontratación desde que puedo recordar y no puedo pensar en nadie mejor para ir a los asuntos relacionados con VA que Chris.
Virtual Staff Finder es como una empresa de búsqueda de personal VA. Usted les proporciona sus requisitos personalizados y lo que quiere que su VA sea capaz de hacer y ellos van a encontrar los mejores candidatos para usted.
Te presentarán a los tres mejores candidatos para que los entrevistes antes de decidir con quién trabajar. Cobran una pequeña cuota por este servicio, una cuota que bien vale lo que obtienes a cambio (una pareja hecha en el cielo) sobre todo si te comprometes a tiempo completo. Usted especifica y ellos cumplen.
Hay un tercer recurso que quiero mencionar, que es un programa completo que le enseña cómo seleccionar a la persona adecuada para trabajar y cómo formarla. Este programa de entrenamiento está realmente pensado para que usted obtenga el máximo provecho de la subcontratación como sea posible, y hace hincapié en los mayores errores que la gente hace cuando subcontratan y por qué la subcontratación no funciona para muchos. También le proporciona todas las herramientas y recursos que necesita para entrenar a su VA en casi cualquier tarea que pueda pensar.
El programa se llama Replace Yourself (puedes literalmente) y está desarrollado por mi amigo John Jonas, que ha estado en el negocio de la subcontratación durante más de una década, específicamente en Filipinas (donde nací). Si estás pensando en contratar a una VA a tiempo completo, ya sea para ayuda personal o de negocios, y no tienes experiencia previa, te recomiendo encarecidamente que consultes el programa de John antes de involucrarte en la subcontratación.
La contratación de una VA a tiempo completo puede costar entre 350 y 850 dólares al mes. Como es lógico, acabarás pagando más por hora si contratas periódicamente a VAs a tiempo parcial para tareas aquí y allá.
En el extremo inferior de la gama de precios, encontrará asistentes de ventas muy versadas en comunicación, procesamiento de textos, introducción de datos básicos y tareas administrativas. En el extremo superior del espectro de precios, encontrará VAs que dominan la programación, el diseño gráfico y otras habilidades técnicas más avanzadas. Imagínese que un programador con sede en EE.UU. que gana un salario de 150.000 dólares subcontrata gran parte de su trabajo a una VA por sólo 850 dólares al mes. Piensa en el tiempo que liberaría el programador en su vida.
Las VAs son flexibles y entienden nuestro horario de trabajo, por lo que están dispuestas a trabajar durante nuestro horario normal si así lo especifica. También puede hacer que imiten la semana laboral de su país. Una típica VA que trabaja a tiempo completo para un estadounidense trabajaría una semana de 40 horas entre lunes y viernes y se tomaría los fines de semana libres.
Aunque muchos no esperan que se les paguen los días festivos y las vacaciones, yo personalmente les doy los mismos beneficios que recibiría un empleado local, aparte del seguro y los beneficios tipo 401k, por supuesto. Sin embargo, periódicamente envío bonificaciones puntuales sorpresa, especialmente cuando el negocio va muy bien.
No quiero concluir este post haciendo creer que todo es tan suave como la mantequilla en el mundo de la externalización personal. Como cualquier otra iniciativa que merezca la pena, la externalización de la «vida» también conlleva sus propios retos, pero nada que no pueda superarse fácilmente. Al comprender los principales retos, puedes prepararte mejor para externalizar tu vida y evitar los mismos errores que muchos (incluido yo mismo) cometen inicialmente.
Asegúrese de que su VA domina el inglés. Mientras puedas comunicarte claramente con ella, todo lo demás se puede enseñar. Y para poder evaluar realmente sus habilidades comunicativas en inglés, conviene solicitar una entrevista cara a cara con ellas a través de un programa como Skype (gratuito).
Muchos solicitantes de empleo avispados suelen tener respuestas preparadas y documentos de muestra que pueden parecer mucho más pulidos de lo que realmente son sus habilidades comunicativas. Las entrevistas en directo son excelentes para separar a los aspirantes serios de los que fingen.
El único otro desafío que vale la pena mencionar es si su VA está realmente trabajando una carga de trabajo de 40 horas. No tardarás más de una semana en saberlo, basándote en los resultados que recibes y en la calidad de lo que te proporcionan. También hay herramientas que puedes utilizar para controlar sus horas de trabajo.
Personalmente, soy capaz de evaluar la ética de trabajo de una VA semana a semana. En caso de duda, hay que enfrentarse a ellas de forma amable e inmediata. Muchas veces están atascados haciendo girar sus ruedas y no pedirán ayuda por una cuestión de orgullo. Deje claro que las puertas de la comunicación están abiertas cuando necesiten ayuda.
Estoy en un punto en el que incluso he proporcionado una tarjeta de crédito a una de mis VAs. He hablado de los límites de gasto con ella y con mi banco, así como de los límites de las transacciones diarias. Un banco también puede bloquear los cargos de proveedores predeterminados (es decir, proveedores con sede en el país de mi VA). Puedes establecer estos controles con tu banco de antemano para tener más medidas de seguridad.
Ninguno de estos retos debería impedirte contratar a una VA si es algo que te interesa. Míralo de esta manera – ¿qué tienes que perder aparte de algo de tiempo y tal vez la mitad de un mes de salario ($ 175)? Eso no sucederá, pero quería mostrarte el peor escenario posible.
Merece totalmente la pena en mi opinión teniendo en cuenta lo que obtienes a cambio. Y sí, lo haría una y otra vez si tuviera que repetir todo. De hecho lo haría mucho antes. Soy usuario y afiliado de las tres empresas de servicios de VA mencionadas en este artículo. Estaré encantado de responder a cualquiera de tus preguntas si estás contemplando utilizar alguna de ellas.