El formulario de impuestos 1099 del IRS es obligatorio para su negocio en línea
Hace un par de meses escribí sobre el pago de los impuestos de los trabajadores por cuenta propia si estás ganando dinero de un trabajo a tiempo completo o parcial fuera de tu empleo.
Otro punto importante de discusión es la presentación del formulario de impuestos 1099 del IRS para informar sobre los servicios que pagó durante el año fiscal.
Si usted pagó a alguien al menos 600 dólares durante el año fiscal por servicios prestados a su negocio, está obligado por ley a informar de estos pagos en un formulario llamado 1099.
El formulario 1099 es un formulario de información que usted (como propietario de una empresa) está obligado a presentar al Servicio de Impuestos Internos (IRS) para informar de los pagos realizados a alguien que no es empleado de su empresa por los que se prestaron servicios.
Por lo general, se trata de cualquier contratista independiente y subcontratista que haya contratado durante el año fiscal. En lo que respecta específicamente a los negocios en línea, piense en los pagos realizados a personas por servicios de optimización de motores de búsqueda (SEO), asistencia de marketing en Internet, creación de contenidos, programación y ajustes ad hoc, etc.
El IRS se toma muy en serio la presentación del formulario 1099. Dado que permite reclamar los gastos de la empresa como deducciones fiscales al presentar la declaración de la renta, quiere asegurarse de que está gravando a las personas que deberían reclamar la misma cantidad como ingresos.
Existe una excepción a este requisito de presentación. Si usted pagó a alguien que tiene su sede en el extranjero por los servicios prestados a su empresa, no está obligado a cumplir con la presentación del formulario 1099 (a partir de 2010) a menos que el trabajo se haya realizado dentro de los Estados Unidos.
Por ejemplo, yo relleno y distribuyo el formulario 1099 para los contratistas que contrato en mi pequeña empresa. Sin embargo, la mayor parte del trabajo que subcontrato para mis sitios web nicho se lleva a cabo en el extranjero por personas y empresas que tienen su sede fuera de los EE.UU.. Por lo tanto, no presento un formulario 1099 para los servicios prestados en relación con mis negocios en línea.
Siempre que contrate a otro empresario individual o autónomo para que preste servicios a su empresa, deberá anotar su número de identificación fiscal o TIN. La mayoría de las veces se trata de su número de la seguridad social. Si se ha constituido como empresa, puede proporcionarle su número de identificación como empleador o EIN.
Esta información suele facilitarse en el formulario W-9, otro formulario de información que está disponible en el sitio web del IRS en www.irs.gov. También se puede acceder a todos los demás formularios relacionados con los impuestos en este sitio web.
Mantenga un archivo separado para cada contratista y conserve en él todos los formularios pertinentes. Lleve un registro de cuánto pagó a cada contratista durante el año fiscal. Al final del año fiscal, determine qué contratistas pagó al menos 600 dólares por los servicios prestados para que pueda cumplir con la declaración 1099 para cada uno.
El formulario 1099 tiene 3 copias. La ley establece que usted debe enviar una copia de este formulario a cada contratista a más tardar el 31 de enero del año siguiente al año fiscal en que se prestaron los servicios. Usted está obligado a enviar una copia al IRS (junto con un formulario de transmisión 1096) y mantener una para sus registros personales. El IRS necesita su copia antes del 28 de febrero.
No importa lo pequeño o grande que sea su negocio, el IRS se toma muy en serio el cumplimiento de los impuestos. El incumplimiento de la presentación de informes 1099 puede dar lugar a importantes multas y sanciones a largo plazo. No presentar deliberadamente el formulario 1099 puede ser aún más perjudicial.
No es de extrañar que muchas pequeñas empresas, especialmente las unipersonales, se olviden a menudo de presentar el formulario 1099. Sin embargo, el IRS trata a todos por igual. El incumplimiento de la legislación fiscal no es en absoluto tolerado por el IRS.
Las multas por no presentar o presentar tarde el formulario 1099 del IRS aumentan con el paso del tiempo. Las multas pueden oscilar entre 15 y 50 dólares por formulario no presentado o presentado incorrectamente. El IRS reconoce que se pueden cometer errores. Por lo tanto, si su informe 1099 es incorrecto, pero lo corrige antes del 1 de agosto del año en que se presenta, hay una buena probabilidad de que el IRS perdone la multa.
En los raros casos en los que el IRS puede demostrar el «desprecio intencionado» de los requisitos de presentación, la multa mínima es de 100 dólares por cada formulario 1099. Puedes imaginar la cantidad de multas que se pueden acumular por múltiples infracciones durante varios años.
El código fiscal estadounidense no puede ser más enrevesado y los requisitos de cumplimiento no pueden ser más exigentes. Claro que las cosas pueden ser sencillas para el minimalista al que le gusta mantener la vida simple. Pero si quieres salir adelante en la vida, en algún momento tendrás que enfrentarte a una complicada declaración de la renta.
Un mentor mío solía decir que uno de los signos de una persona de gran éxito económico es una declaración de la renta complicada y una factura de impuestos muy elevada. Estoy de acuerdo. Sin embargo, cuanto más complicada es la declaración de la renta, más posibilidades hay de pasar por alto detalles importantes.
Estoy seguro de que usted está pensando que hay muchos errores peores que el incumplimiento de la presentación del formulario de impuestos 1099 del IRS o la presentación de uno incorrectamente. Sin embargo, considere que si usted fuera auditado por el IRS y se descubre que ha tenido sólo 10 casos de negligencia, podría enfrentar multas y sanciones de miles de dólares.
La buena noticia es que con un enfoque sincero, las multas y sanciones del IRS pueden ser apeladas. El IRS está formado por seres humanos como usted y yo que son individuos razonables (en su mayor parte). Si puedes demostrar que te das cuenta de tu error, que has tomado medidas para rectificarlo y que prometes seguir haciéndolo, hay muchas posibilidades de que consigas algo de clemencia por su parte.
Nunca es demasiado tarde para cumplir con la legislación fiscal, incluso si tiene que volver atrás y solicitar formularios retroactivos de años anteriores. No espere y empiece hoy mismo. Y si es necesario, consiga un contador público ético y versado en el rubro en el que se desempeña para que lo ayude.