Contratación de una VA: ¿Por qué contratar una VA? Para hacer su vida más fácil
El mundo es diferente hoy en día. Es más rápido, más ocupado y más exigente. A medida que aumentan las prioridades que compiten entre sí, contar con un asistente virtual (VA) de confianza a su lado ayuda enormemente.
Para mí, mi AV ha sido un regalo de Dios. Estoy seguro de que muchos pueden decir lo mismo de las suyas. Las VAs no cuestan tanto como los asistentes ejecutivos a tiempo completo, o las secretarias a las que hay que proporcionar una oficina.
Las VAs trabajan a distancia, y probablemente con varios clientes a la vez, lo que hace que sus tarifas sean muy atractivas para una persona con una carrera exitosa. Piénsalo por un segundo. Si usted está ganando $ 90.000 al año con 3 semanas de vacaciones, su salario por hora es de aproximadamente $ 46 por hora. Puedes conseguir una VA decente por 10 dólares la hora.
Este acuerdo puede ser más lucrativo si tienes un negocio paralelo y ganas algo de dinero con él. Piensa en el gasto de tu VA como un gasto relacionado con el negocio. Lo más probable es que ya tengas poco tiempo, y que puedas utilizar a tu VA tanto para tareas personales como para las relacionadas con tu negocio.
No he tenido en cuenta el componente fiscal, pero si lo piensas, todos los gastos, aparte de los médicos y dentales antes de los impuestos, son probablemente posteriores a los impuestos (es decir, después de pagar los impuestos sobre los ingresos). Al igual que la mayoría de los gastos, usted está gastando dinero en una VA para obtener algo a cambio, que puede ser más tiempo con su familia, la libertad, la flexibilidad y la paz de la mente.
Hay gurús de la «externalización de la vida» que exageran con lo que recomiendan que haga su VA. Mi filosofía es bastante simple. Haz que tu VA haga tareas que te llevaría mucho más tiempo explicar o hacer tú mismo, y aquellas que se ajusten a tu nivel de comodidad.
El nivel de comodidad es importante porque, mientras su VA busca las mejores ofertas de billetes de avión, hoteles y restaurantes que se ajusten a sus especificaciones, usted tendrá que entregar los datos de su tarjeta de crédito para la reserva o la reserva. Del mismo modo, hay muchas tareas, rutinarias o no, que requieren revelar más información personal de la que usted puede sentirse cómodo. Decida con prudencia.
En lo que respecta a la inversión de tiempo, hay tareas que haces tú, y otras que es mejor dejar a una VA. Piensa en el tiempo que te llevará explicar la tarea a la VA y el tiempo que te llevará hacerla tú mismo. No hace falta ir más lejos, ¿verdad?
La excepción es si quiere formar a su VA para el futuro y sabe que habrá otras situaciones en las que necesitará que se realicen tareas similares. Si es así, la inversión de tiempo merece la pena, pero tenga en cuenta que su VA puede no trabajar para usted en el futuro, ya sea voluntaria o involuntariamente.
Me gusta recurrir a las VAs para las reservas rutinarias (hoteles, coches, billetes de avión, restaurantes), la organización de reuniones y citas, la contabilidad rutinaria, la conciliación de varias cuentas y otras tareas repetitivas.
Antes de intentar subcontratar el trabajo a una VA, le recomiendo encarecidamente que evalúe las tareas con mucho cuidado y elimine toda la grasa del proceso que pueda para agilizarlo. Esperar que tu VA complete de manera efectiva y eficiente procesos que son defectuosos para empezar puede llevar al desastre. Elimine siempre para simplificar antes de delegar.
Otro consejo es acostumbrarse a escribir mensajes de correo electrónico «de una sola vez», algo de lo que Tim Ferris habla repetidamente en su exitoso libro La semana laboral de cuatro horas. Esto significa básicamente escribir correos electrónicos que reduzcan, o eliminen por completo, la necesidad de correspondencia de ida y vuelta haciendo que el correo electrónico sea específico, proporcionando todas las excepciones y opciones relevantes como parte de un escenario si/entonces.
La idea es enviar el correo electrónico una vez, y dejar que el destinatario descubra todo lo demás y se ponga en contacto con usted sólo con el producto final, no con una respuesta a su correo electrónico original pidiendo más aclaraciones.
Esta es una buena práctica que hay que perfeccionar y poner en práctica incluso si no tiene previsto contratar a una VA. Hay demasiados beneficios y eficiencias que se obtienen practicando una comunicación sólida, clara y específica, incluso como empleado en la oficina.
Con las innumerables opciones de hoy en día, la selección de una AV puede ser un reto. Ciertamente puedo apreciar ese desafío. Si estás dispuesto a encontrar una VA adecuada por ti mismo, prueba sitios web como odesk y craigslist para contratar una VA.
Odesk es sin duda el sitio preferido a la hora de contratar a una VA dada la calidad de las VAs que se encuentran a través de él. Evalúe a los candidatos en función de su dominio del inglés, su competencia y su diligencia. Por lo general, puedes descartar a la mayoría de los candidatos no cualificados en su primera correspondencia.
Pide siempre hablar con la VA por Skype (es gratis para todos, así que no debería haber excusas) aunque no vayas a hacerlo. Esto te da la oportunidad de medir el dominio del inglés y descartar a los que no cumplen con tus criterios impidiéndoles solicitar el puesto. Me gusta hacer esto porque la mayoría de las solicitudes, los currículos y los materiales de muestra son prefabricados. Usted quiere medir las capacidades de sus VAs en un entorno de tiempo real.
Consiga siempre referencias o clientes con los que hablar que puedan dar fe de la diligencia, la calidad del trabajo y la experiencia de la AV. No hay mejor testimonio que la experiencia de primera mano. Si cree que ha encontrado una joya, es posible que quiera formarla y desarrollarla para que algún día se convierta en una extensión de usted. Dicho esto, ten siempre presente el desgaste. No hay nada permanente en la vida, salvo el cambio.
Por último, si le preocupa la continuidad, existen empresas de asistencia a domicilio de pleno derecho. Las empresas de VA cuentan con muchas VAs. Usted tiene un gestor de cuentas dedicado a usted que es su único punto de contacto. Las tareas que usted realiza se reparten dentro de la empresa entre las personas cualificadas para llevarlas a cabo. Estos servicios tienen un pequeño recargo, pero estas empresas garantizan que siempre habrá alguien cualificado que pueda ayudarle con sus necesidades específicas.
Nunca he probado las empresas de VA, pero he oído hablar muy bien de ellas. Deja que otra persona se preocupe de encontrar y entrenar a alguien para que haga el trabajo por ti, en lugar de que tú busques una nueva VA cada vez que la anterior se vaya. Yo mismo estoy investigando algunas empresas, las probaré e informaré aquí con mis comentarios.
Así que si te cuesta crear ese equilibrio ideal en la vida, considera la posibilidad de contratar a una VA y probar la experiencia durante unos meses. Siempre puedes dejarlo y retomar tu rutina «normal». Sin embargo, algo me dice que una vez que te vuelvas «virtual», nunca volverás a ser «normal».