Cómo gestionar varios negocios en línea: Racionalización de la contabilidad
A menudo me preguntan cómo puedo gestionar varios negocios en línea con tantas otras cosas que suceden también fuera de línea. Y aunque hay muchos hábitos que he desarrollado que contribuyen a la gestión eficaz y eficiente de múltiples iniciativas, en este artículo hablaré de cómo manejo la parte contable y fiscal de mi negocio. Al final de este post también te daré acceso a la hoja de cálculo que he desarrollado y utilizo para gestionar múltiples negocios online.
Llevar una contabilidad limpia y precisa para su empresa es importante por varias razones. No sólo necesita hacer un seguimiento de su progreso para entender hacia dónde se dirige su negocio, sino que también tiene que cumplir con ciertas leyes, como el pago de impuestos sobre la renta. Si se gana la vida a tiempo completo en Internet, es responsable de remitir los pagos estimados del impuesto sobre la renta cada trimestre.
Si bien puede ser manejable hacerlo todo uno mismo durante los primeros años de su negocio, se vuelve más difícil manejar todo a medida que su negocio crece, especialmente si se diversifica en más medios de negocios y crea flujos de ingresos adicionales.
Mientras que muchos empresarios subcontratan la tarea de contabilidad y mantenimiento de registros a contables y auditores profesionales (y algunos incluso tienen contables internos), otros (entre los que me incluyo) subcontratan la tarea a asistentes virtuales (VA). En cualquiera de los casos, el objetivo es liberarse de las actividades sin valor añadido que no contribuyen al crecimiento de su negocio.
En lugar de dedicar tiempo a cuestiones administrativas y de cumplimiento, usted quiere dedicar la mayor parte de su tiempo a trabajar en su negocio, no a trabajar en su negocio. Esto supone una GRAN diferencia, especialmente cuando el tamaño y la complejidad de su negocio requieren horas de registro y compilación de transacciones cada mes.
Cuando empecé, solía llevar un registro en una hoja de cálculo de los ingresos y gastos generados por mi negocio en línea. Este registro se desarrolló y evolucionó para adaptarse a las necesidades de mi negocio a medida que éste crecía. Lo que antes era una simple hoja de cálculo con dos pestañas, ahora es un libro de trabajo con varias pestañas que tarda unos segundos en abrirse cuando necesito consultarlo (es un archivo grande).
Cuando empecé a dedicar bastante tiempo a la contabilidad de la actividad de mi negocio cada mes, contemplé varias formas de liberarme de la responsabilidad. Afortunadamente, debido a la forma en que tenía configurado mi «sistema», decidí que podía pasar fácilmente el registro a un asistente virtual, realizar una sesión de formación de un par de horas, pasar las credenciales de acceso y contraseña necesarias para ciertos sitios web y estaría todo listo.
Aunque hubo algunas oportunidades de formación al principio del proceso, en general la transición fue tan sencilla como pensaba. Si tienes un sistema bastante racionalizado en primer lugar, es relativamente fácil levantar y cambiar las operaciones de un individuo a otro.
Consejo: Si estás pensando en subcontratar algo, asegúrate de que el proceso sea lo más limpio y ágil posible antes de delegar. De lo contrario, acabarás creando más dificultades de las que deseabas.
Tal y como está ahora, tengo una VA que cada mes rellena el registro con la actividad de las transacciones generadas por cada uno de mis sitios web. Cada sitio web tiene su propia pestaña dentro del libro de Excel. Todas las pestañas se reúnen en la pestaña principal que muestra los totales de todos mis negocios combinados.
Cada mes, mi VA «pasa» el libro de trabajo, borra los datos del mes anterior y guarda el archivo como el del mes actual. Tengo este registro guardado en mi cuenta de Google Docs, al que mi VA y yo podemos acceder y actualizar en cualquier momento. Este método también me ayuda a realizar controles aleatorios.
Llegados a este punto, es probable que te preguntes cómo comunico los datos de las transacciones a mi AV. Cuando configuro la información de la cuenta, hay un ID de correo electrónico particular que utilizo para todas las cuentas de ese sitio web o negocio en particular (en algunos casos tengo múltiples sitios web que se enrollan en una sola entidad comercial). Sin embargo, mis credenciales de inicio de sesión son todas diferentes (esto es un mecanismo de mitigación de riesgos que tengo en el lugar en el caso de que alguien decide hackear mis cuentas y modificar las credenciales de inicio de sesión).
La mayoría de los sistemas de pago de hoy en día permiten el depósito directo en su cuenta bancaria o en una cuenta de PayPal, que yo controlo para cada empresa. Sin embargo, cuando se envía un pago, también se envía una notificación por correo electrónico a la identificación de correo electrónico en el archivo. He dado a mi VA acceso a estas cuentas de correo electrónico. Esta cuenta de correo electrónico también reenvía todos los recibos / datos de la transacción a una cuenta de correo electrónico a la que sólo yo tengo acceso (otro punto de control que he establecido dentro del proceso).
Esto asegura que mi VA reciba todos los correos electrónicos automatizados mientras que no tiene el acceso para hacer cualquier cambio material a mis cuentas. Esto también garantiza que tengo copias de los mensajes en caso de que quiera realizar comprobaciones puntuales o conciliar la actividad. Para los asuntos puntuales, simplemente le envío un correo electrónico con una o dos frases explicando de qué se trata y qué hacer con él.
Cualquier iniciativa que merezca la pena siempre conlleva riesgos. Lo mismo ocurre con la externalización de los registros contables de tu empresa. Por ejemplo, tienes que determinar lo importante que es para ti la privacidad y la confidencialidad, porque independientemente del acuerdo que tengas con tus AV, la información puede filtrarse intencionadamente o no.
Una vez que comienzas a sentirte cómodo con tu relación de trabajo, puedes dejarte llevar ocasionalmente y acabar compartiendo información sensible como las credenciales de acceso a PayPal, o incluso la información de tu cuenta bancaria. Como mi asistente de contabilidad está en Filipinas, no me preocupa demasiado la actividad no autorizada de la cuenta bancaria. Tengo configuradas alertas de transferencias internacionales con mi banco, así que ese riesgo está bastante bien mitigado.
En caso de que alguna información sensible de la cuenta se vea comprometida (por ejemplo, que su VA pueda acceder a su ID de PayPal), existe un riesgo remoto de que sus fondos sean redirigidos a otra cuenta bancaria o dirección. Sin embargo, la mayoría de los cambios que se realizan en estas cuentas provocan un correo electrónico automático (una vez más, un punto de control).
Aunque la externalización de la contabilidad no tenga sentido hoy, puede que lo tenga en el futuro. Es posible que hoy puedas gestionar la contabilidad de tu empresa por ti mismo, pero si te tomas en serio el crecimiento, habrá una complejidad añadida que vendrá con ese crecimiento, por no hablar de las exigencias de tiempo que tendrás como empresario que dirige el barco.
Personalmente, he diseñado mi enfoque de la contabilidad de tal manera que puedo tomar el control en cualquier momento que quiera, o entregarlo a otra persona con una formación mínima. Puedo tener un nivel tan alto o tan granular como quiera en la forma de ver y supervisar cada uno de mis negocios (lo sabrás cuando veas la hoja de cálculo).
De vez en cuando realizo comprobaciones al azar y conciliaciones independientes de los saldos de las cuentas, o paso la tarea a otra AV para que lo haga. Sin embargo, hay un cierto nivel de comodidad entre mi VA y yo, ya que hemos estado trabajando juntos durante un par de años.
Por último, quiero reiterar que cualquier iniciativa que merezca la pena tendrá sus propios riesgos. La clave es establecer un sistema de control para mitigar esos riesgos en la medida de lo posible. En mi caso, asumo un poco de riesgo. Pero si lo pienso bien, me parece bien perder algunos ingresos a cambio de más tiempo libre y tranquilidad. Piensa que, como reviso el registro todos los meses, no tardaré en detectar los «ingresos perdidos», así que lo máximo que puedo perder es el valor de un mes.
No sólo se trata de un caso extremo, sino también de una situación improbable. Mi veterana depende del salario que le pago para vivir y mantener a su familia. También le envío ocasionalmente bonificaciones cuando mis negocios van bien. Si me pongo en su lugar, no creo que me arriesgue a perder un trabajo estable, bien pagado y flexible por una ganancia rápida y puntual.
Sus ingresos significan definitivamente más para ella que la pérdida de ingresos para mí, por lo que la probabilidad de que se produzca ese riesgo es baja y el impacto es mínimo en el gran esquema de las cosas. Pero, como he dicho, el riesgo merece la pena teniendo en cuenta las recompensas obtenidas.
Cuando llega la época de impuestos, simplemente recopilo los registros y corroboro la información con todos los formularios 1099 recibidos y hago una revisión rápida. También tengo registros limpios y completos cada vez que quiero consultarlos o los necesito para una auditoría u otros asuntos.
De vez en cuando, yo mismo o mi asistente de ventas, hago un análisis de la fluctuación de un período a otro para determinar la tendencia del crecimiento de mi negocio durante un período de tiempo para determinar lo que está funcionando y lo que no.
Todo eso se puede hacer en un santiamén cuando se dispone de información contable limpia, completa y oportuna.
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