Cómo aumentar su productividad con la técnica Pomodoro
Muchos lectores se han puesto en contacto conmigo para saber más sobre cómo consigo compaginar todo lo que hago y cómo pueden aumentar su productividad. Shen se acercó a mí recientemente y me presentó la Técnica Pomodoro para aumentar su productividad.
Aunque soy un gran adicto a la productividad y me enorgullezco de ser capaz de lograr mucho más que la persona promedio en la misma cantidad de tiempo, esta es la primera vez que he oído hablar de la Técnica Pomodoro (Nota: Nadie nace ultra eficiente. Hay varios métodos y hábitos que practico deliberadamente para aumentar mi productividad).
Y aunque parte de mi rutina de trabajo implica variaciones de este método, y por tanto siento que ya estoy incorporando mucho de él en mi día a día, no sabía cómo se llamaba. Aquí está Shen para presentarte lo que es y cómo puede aumentar tu productividad…
Si eres un lector habitual de este blog, supongo que eres algo así como yo: eres una persona ocupada con una agenda bastante apretada que intenta exprimir hasta el último gramo de efectividad de su día.
El hecho es que la mayoría de las personas con éxito en los negocios, el trabajo y la vida también suelen ser los mejores «hackers de la productividad». Si encuentras a un empresario de éxito que pase la mayor parte de su tiempo jugando en Facebook en un entorno desorganizado, te mostraré que es un mentiroso, y uno bastante malo.
Ahora bien, ya ha habido unos cuantos artículos excelentes sobre productividad en este blog, como el artículo de Sunil sobre las estrategias de Mind Hack, pero me gustaría presentaros una sencilla técnica de productividad que casi ha duplicado mi ritmo de trabajo en los últimos meses.
Señoras y señores, permítanme presentarles la Técnica Pomodoro.
¿Te distraes fácilmente cuando intentas concentrarte en una tarea concreta? Tal vez estés intentando escribir una entrada en el blog y, sin embargo, estás haciendo malabarismos entre las respuestas de Twitter, los mensajes instantáneos y las notificaciones de correo electrónico.
La mente humana no está hecha para procesar tantas acciones simultáneamente, y el resultado de tratar de sintetizar todas estas cosas al mismo tiempo tiende a conducir a una falta de concentración sobre la tarea real en cuestión.
La técnica Pomodoro es una filosofía de gestión del tiempo que se centra en la concentración. Piensa en ella como en un reloj de fichar para tu cerebro, pero más rápido.
En pocas palabras, así es como funciona la técnica:
El sistema Pomodoro organiza cada ciclo de trabajo o «Pomodoro» en sesiones de 25 minutos.
Después de cada Pomodoro, se hace una pequeña pausa de 5 minutos para recargar las pilas del cerebro antes de empezar un nuevo Pomodoro. Después de 4 sesiones Pomodoro, te tomas un descanso algo más largo, de unos 15 a 20 minutos.
Al final del día, se tabula cuántos Pomodoros se han completado para tener una idea de lo productivo que ha sido.
No es especialmente complicado, pero las mejores cosas de la vida rara vez lo son.
Los científicos han descubierto que el tiempo óptimo que la mayoría de la gente puede concentrarse es de unos 25 minutos. Hacer pausas cortas y constantes ayuda a mantener la mente aguda y fresca, lo que mantiene la concentración para el siguiente Pomodoro.
El propio compromiso de cronometrar las tareas añade una sensación de urgencia a todo lo que estás haciendo. A medida que te acostumbres a utilizar el sistema, te harás una idea aproximada del número de sesiones que necesitarás para completar determinadas tareas.
Eres constantemente consciente de cuánto tiempo estás tardando, y cada mini plazo dentro de cada ciclo te proporciona una motivación para vencer al reloj.
Bueno, sólo puedo hablar por experiencia personal, pero he estado usando este sistema durante los últimos meses y nunca me he sentido más productivo.
Aunque el Sistema Pomodoro está pensado para ayudarte a conseguir la máxima concentración, no va a funcionar muy bien si te vas a distraer continuamente durante el bloque de tiempo de 25 minutos.
Eliminar las distracciones tontas es crucial para completar más Pomodoros al día. Me costó un poco acostumbrarme y tuve que modificar algunos malos hábitos que tenía para poder aprovechar realmente esta técnica.
Por ejemplo, cuando empecé a escribir en mi sitio web, Beginning iOS Development, cada post empezó a tardar unos 5-6 Pomodoros en completarse.
Las conversaciones de Whatsapp, las notificaciones de correo electrónico y los pequeños gatos que exigían ser acariciados estaban desviando mi progreso. Sólo después de haber filtrado poco a poco estas distracciones he podido aprovechar al máximo el sistema. Ahora cada entrada del blog me lleva entre 2 y 4 Pomodoros.
La esencia de la Técnica Pomodoro consiste en mantener la plena concentración durante cada bloque de tiempo de 25 minutos y ver cuántos ciclos puedes terminar. Pronto obtendrás una buena medida de tu propia productividad por el número de Pomodoros que terminas cada día.
Empecé terminando unos 4-5 Pomodoros al día y después de un mes más o menos, estaba completando unos 10 – 12 diarios.
Ahora puede que pienses que hacer 10-12 Pomodoros en un día es un juego de niños. Al fin y al cabo, eso supone unas 6 o 7 horas como máximo.
Permíteme advertirte que parte de lo que hace que este sistema sea tan increíble es también lo que hace que sea tan difícil de dominar. Puede que pienses que soy un tonto despistado, y que no serás presa de distracciones de ningún tipo, pero yo me sentía exactamente igual antes de empezar a probar esta técnica. (Que no iba a ser presa de distracciones de ningún tipo, no que fuera un tonto despistado)
Si eres un emprendedor, o un aspirante a serlo, probablemente estés acostumbrado a tener que hacer varias cosas a la vez y a tener que llevar muchos sombreros diferentes simultáneamente. Para la mayoría de nosotros es una lucha constante el querer hacer TODO al mismo tiempo. Para lidiar con esto dentro de los límites de la técnica Pomodoro es necesario acostumbrarse.
He aquí algunos consejos para gestionar las distracciones:
- Pon tu teléfono en modo silencioso, desactiva las notificaciones del correo electrónico y cierra las redes sociales que tengas en tu navegador. Si no te queda más remedio, puedes consultarlas durante los 5 minutos de inactividad que tienes después de cada sesión.
- Después de una intensa sesión Pomodoro, cierra los ojos y masajéalos durante los 5 minutos de descanso. De este modo, los ojos se alejan del ordenador y se recargan para la siguiente sesión. A veces, simplemente doy un lento paseo por la casa para alejarme del ordenador.
- Una mente desorganizada es probablemente la mayor distracción que se puede tener. Suelo planificar lo que quiero conseguir durante el día y los pomodoros necesarios para las tareas que tengo entre manos. Esto le da un sentido de urgencia a cada sesión y siempre sé si estoy en el horario previsto o me estoy retrasando.
- Intenta minimizar las distracciones de otras personas. Yo trabajo en una oficina en casa, y mi mujer y yo tenemos un acuerdo con respecto a los pomodoros. Suelo tener los auriculares puestos durante una sesión y eso significa que estoy en medio de una sesión.Habla con las personas significativas de tu vida sobre lo que intentas conseguir con este sistema de gestión del tiempo. Pueden ser tus jefes, colegas o cónyuges, no importa. Verás que la mayoría de las veces te respetarán más por intentar mejorar tu productividad diaria.
Hay varias escuelas de pensamiento sobre la mejor manera de aplicar este sistema. El creador de este método, Francesco Cirillo, recomendó un enfoque de baja tecnología en contraposición al software, utilizando un temporizador mecánico como el de cocina.
Al parecer, el acto físico de poner en marcha el temporizador desencadena un incentivo psicológico para empezar la tarea, mientras que escuchar el tictac del temporizador aumenta el deseo de completarla.
Sin embargo, he estado utilizando una aplicación Pomodoro en mi Mac, y creo que ha sido más que eficaz para mí.
Te sugiero que pruebes ambas formas durante unos días o una semana y veas qué te funciona mejor.
La mejor manera de ver si la Técnica Pomodoro funciona para ti es probarla tú mismo. Puede que el sistema no sea ideal para todo el mundo, pero nunca lo sabrás si no lo pruebas.
Todo lo que necesitas es un compromiso de una semana y un temporizador.