Hábitos eficaces que me han ayudado a trabajar menos y a hacer más cosas
En el mundo actual, que parece moverse a velocidad de vértigo, trabajar de forma más eficiente se ha convertido en el objetivo de todo el mundo con la esperanza de lograr un equilibrio deseable entre la vida laboral y la personal y, al mismo tiempo, hacer más cosas.
Con tantas prioridades que compiten en la vida, todo el mundo busca esa solución perfecta con la que poder cumplir con todas las obligaciones de la vida sin perder la cordura.
Como orgulloso Seis Sigma, busco la eficiencia en todo. En mi círculo de amigos se bromea diciendo que, si pudiera, encontraría formas de respirar y dormir más eficientes.
Aunque no estoy seguro de poder cumplir esas expectativas, sí puedo compartir con vosotros algunos hábitos eficaces que me han ayudado a trabajar menos y a hacer más cosas y, por tanto, a liberar tiempo para dedicarlo a otras tareas.
Un punto clave a tener en cuenta aquí es que muchos de estos hábitos se han aplicado a mí tanto si he trabajado por un sueldo, como por mí mismo, o una combinación de ambos.
Así que invierte algo de tiempo en leerlas, digerir la información y poner en práctica lo que puedas en tu rutina para ver si también te funcionan. Para mí, los beneficios han sido simplemente un cambio de vida.
Agilizar la fijación de objetivos
Sin un objetivo final o un destino en mente, un viajero es simplemente un vagabundo. ¿Cómo sabes que estás avanzando hacia tu objetivo si no lo has definido? ¿Importa la dirección que tomes si no sabes a dónde vas?
Aunque está bien tener varios objetivos y la multitarea suena bien, en realidad es contraproducente, ya que acabas dispersándote demasiado. Fija un solo objetivo a la vez hasta que lo consigas. Concentra tu energía en el objetivo actual hasta que lo consigas.
Si el objetivo es a largo plazo (por ejemplo, 12 meses), fíjese objetivos más pequeños en incrementos de semanas o meses que sirvan como hitos que le aseguren que está progresando hacia el objetivo mayor.
La excepción son los «objetivos a largo plazo» que van en paralelo a la vida cotidiana. Ponerse y mantenerse en forma, comer sano, ahorrar para la jubilación, la educación de los hijos y comprar una casa son algunos ejemplos.
Mantener la vista en el premio le ayudará sin duda a hacer más cosas.
Reduzca la comprobación del correo electrónico y la navegación por Internet
Ya he escrito en numerosas ocasiones que reducir el tiempo del correo electrónico por sí solo puede mejorar tu productividad de forma significativa. En lugar de tener el correo electrónico abierto todo el día, establece horas designadas para comprobar y responder al correo electrónico. A mí me gusta comprobar el mío una vez al mediodía y otra alrededor de las 16:00 horas. Se ha demostrado que estas horas son las más eficientes y efectivas después de estudiar los comportamientos y patrones de correo electrónico de las personas.
Aunque no nos demos cuenta, revisar el correo electrónico a lo largo del día, aunque sea sólo unos minutos cada vez, nos distrae y nos desconcentra de la tarea que tenemos entre manos. Ten en cuenta que cuanto más correos electrónicos envíes, más respuestas recibirás.
Acostúmbrate a redactar correos electrónicos claros y precisos con escenarios si/entonces si es necesario para garantizar un mínimo de idas y venidas.
Si eres un ávido lector de blogs, suscríbete a los canales RSS y consúltalos una vez al día en lugar de ir y venir de un blog a otro durante todo el día.
Deja que las noticias vengan a ti en lugar de gastar tu valioso tiempo buscándolas. Si tienes un blog o un sitio web como negocio secundario, evita comprobar las estadísticas de tráfico y las ganancias de Adsense a lo largo del día. De nuevo, designa un tiempo específico para ello una vez al día. Revisar menos el correo electrónico te ayudará a hacer más cosas.
Tareas de proceso por lotes que pueden esperar
Programe las tareas rutinarias a su conveniencia, no a la de los demás. Mi mujer y yo siempre nos enzarzamos porque ella espera que atienda todas las llamadas a cualquier hora. Lo siento, pero simplemente no estoy de acuerdo.
Si lo hiciera, estaría permitiendo que otros controlaran mi tiempo y mi rutina diaria. Aparte de las llamadas a mi teléfono móvil de la familia y de algunas personas muy importantes en nuestras vidas, todo lo demás puede esperar. Como he aprendido con el tiempo, rara vez hay emergencias. El mundo sigue su curso.
Si no estás de acuerdo, puedes centrarte en procesar por lotes otras tareas menos «urgentes» como revisar el correo, pagar las facturas, el papeleo rutinario, la colada, doblar la ropa, etc. Programe un tiempo determinado para hacer todas estas tareas en lugar de repartir su tiempo haciendo un poco de cada una a lo largo del día.
Esto se aplica tanto a las tareas en casa como en el trabajo. A menudo se subestima el impulso. Es importante que mantengas el impulso y las distracciones lejos de la tarea actual.
Aquí no hay subjetividad. Está demostrado que el procesamiento por lotes te ayuda a hacer más cosas.
Reducir los desplazamientos
Trabajar desde casa es un sueño hecho realidad para muchos empleados. Sin embargo, ese sueño se está convirtiendo cada vez más en una realidad en la economía actual, en la que las empresas están pagando a los empleados para que instalen sus oficinas en casa, de modo que las empresas pueden ahorrar en alquiler, servicios públicos, suministros de oficina y aparcamiento que, de otro modo, tendrían que proporcionar a sus empleados.
Pero incluso si su empresa no admite este tipo de acuerdos, trabajar desde casa puede ser totalmente posible. Sólo tienes que convencer a tu jefe de que puedes ser más productivo y, por tanto, beneficiar a tu empresa. Yo pude hacerlo con éxito en mis tiempos de consultor. Te digo que los días de trabajo desde casa fueron los más productivos de mi carrera como consultor.
Si convencer a su jefe parece inalcanzable incluso después de numerosos intentos, quizá sea el momento de plantearse otro trabajo que le permita esa flexibilidad. Aunque ese nuevo trabajo le compense un poco menos, le gustará saber que su coste de vida también disminuye cuando trabaja desde casa.
La gasolina, la amortización del coche, los peajes, las facturas de la tintorería y los almuerzos caros son sólo algunos ejemplos de gastos en los que ahorrarás cuando trabajes desde casa.
Soy consciente de que no todo el mundo está en situación de trabajar desde casa a voluntad. Si estás en un puesto lo suficientemente alto como para tener autonomía sobre tu horario, intenta trabajar desde casa cuando sea posible. Si eres un empleado con menos autoridad y autonomía, prueba el método anterior.
Si eres capaz de trabajar desde casa una vez a la semana, verás rápidamente las numerosas ventajas, siempre que tengas la disciplina de mantenerte alejado de las distracciones en casa. En el peor de los casos, puedes forzarte a experimentar el trabajo desde casa llamando para decir que estás enfermo o cogiendo un día de vacaciones personales.
Mientras esté en casa, trabaje duro y consiga más que en comparación con su progreso si hubiera estado en la oficina. Cuando vuelvas al trabajo, tómate un tiempo y comunica a tu jefe tu mayor productividad. Puede que esta vez consigas la aprobación.
Levantarse y viajar temprano
Acostúmbrese a levantarse temprano y a salir a la carretera antes que los demás. Ahorrarás mucho tiempo en los desplazamientos al trabajo y te sentirás mucho menos frustrado por evitar las paradas y el tráfico, al tiempo que ganarás puntos para el jefe por llegar temprano.
Llegar temprano también tiene otras ventajas. Hay menos distracciones por parte de los compañeros de trabajo y, como resultado, puedes hacer más cosas y terminar tu jornada mucho antes que los demás.
¿Sabías que un soldado hace más cosas antes de las 10 de la mañana que la mayoría de los profesionales en todo el día? Mientras que el despertador de un profesional puede sonar a las 7 de la mañana, un soldado se levanta a las 4. Pero como puedes ver, el impacto en la productividad es mucho más que la mera diferencia de 3 horas en los horarios de despertar. Estas cosas son reales.
Prepare su almuerzo
Ya sé que esto implica despertarse media hora antes y hacer el trabajo por la mañana cuando todavía estás medio dormido y navegando como un Zombie. PERO – empacar tu propio almuerzo tiene varias ventajas.
Puedes trabajar durante el almuerzo en lugar de salir en medio de una zona de guerra. Los desplazamientos a la hora del almuerzo son absolutamente horribles. No solo supone una gran pérdida de tiempo, sino que también genera una gran frustración.
Dios no quiera que tengas una mala pausa para comer, ya que podrías arruinar el resto del día desde el punto de vista de la productividad. También ahorras algo de dinero en el proceso, tanto por el ahorro de combustible como por no tener que gastar en costosos almuerzos a precio de centro.
Como resultado, puedes terminar el día y marcharte antes, o mantenerte en el camino y hacer más cosas. Así que no te olvides de llevarte a casa las sobras de las cenas de los restaurantes y de llevártelas al trabajo al día siguiente, o de coger algo de esa carne de la charcutería la próxima vez que vayas a comprar al supermercado.
Toma el trabajo como si fueran trozos de Reese’s
Aborde los proyectos en trozos pequeños, sobre todo si es una persona que se abruma fácilmente. Trata cada proyecto como un objetivo, con el producto final como meta. Esto te permitirá establecer hitos intermedios o metas más pequeñas en el camino hacia el objetivo final.
Así que empieza a adquirir el hábito de dividir los proyectos importantes en tareas más pequeñas para evitar la intimidación y la parálisis. Concéntrese en una tarea hasta que esté terminada antes de pasar a la siguiente.
Eliminar y delegar
Una vez más, mis calificaciones de Six Sigma entran en acción cuando hablo de eliminar las grasas trans de un proceso y empezar a delegar el resto. Estudie el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20 en la actualidad. Elimine todas las actividades de su rutina diaria con las que pueda vivir y que no añadan mucho valor o resultados finales al objetivo general.
Tómese un tiempo y analice qué 20 por ciento de sus actividades producen el 80 por ciento de los resultados y concéntrese simplemente en ellas. Se sorprenderá de los resultados que se derivan de su análisis.
Si está en condiciones de hacerlo, evite hacerlo todo usted mismo. Todos los hombres y mujeres de negocios de éxito tienen que empezar a confiar en los demás y delegar el trabajo en algún momento, les guste o no. Es inevitable si se quiere tener éxito.
Como emprendedor en serie, sé que puede ser doloroso ceder el control, pero esto te ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza a largo plazo y conseguirás hacer más cosas, sobre todo si te tomas el tiempo por adelantado y formas a la persona en la que delegas.
El beneficio colateral de la delegación es que usted empodera a la persona en la que delega, al tiempo que se libera para centrarse en otras tareas que son más importantes para usted.
Prevenir y bloquear las distracciones
No dejes que tu entorno interrumpa tu trabajo. Esto es mucho más fácil de decir que de hacer, especialmente hoy en día, cuando todo el mundo y su perro tienen un teléfono inteligente. Si vas a comprar un aparato que te permita estar pegado a Twitter y a las actualizaciones del Fantasy Football durante todo el día, toma la iniciativa de inculcar la disciplina necesaria para evitar hacerlo durante las horas de trabajo.
Es probable que tu mesa de trabajo esté demasiado llena para distraerte, lo menos que puedes hacer es no añadir más distracciones. Pon tu teléfono en silencio o en vibración y consúltalo sólo durante las pausas y la hora del almuerzo. Cuando estés en el escritorio, conecta los auriculares, incluso cuando no estés escuchando música, para evitar que los demás te molesten (las señales de NO MOLESTAR NO FUNCIONAN).
Envía todas las llamadas telefónicas entrantes al buzón de voz. Si te molesta una llamada ocasional o una visita personal de un compañero de trabajo o jefe descarado a pesar de verte con los auriculares puestos, indica que estás en medio de algo y que tienes unos minutos para ayudarles. Simplemente di «hola fulano, estoy en medio de algo que tengo que hacer, pero ¿cómo puedo ayudarte? ”
Si eres jefe, mantén una política de puertas abiertas durante un número determinado de horas al día y comunícalo a todos. Cite razones relacionadas con el trabajo para mantener la buena imagen y las relaciones. Si no, cierra la puerta y ponte a trabajar.
La cuestión es ir al grano y sacarlos de allí. Siempre puedes ponerte al día con la vida, la familia y los amigos durante los descansos y la hora del almuerzo, o por teléfono mientras conduces en los tiempos muertos.
Si me pidieran un solo hábito eficaz sobre cómo hacer más cosas, sería éste. Mantén la vista en el premio eliminando todas las distracciones de tu camino.
Aprovechar al máximo las reuniones
La mejor manera de no hacer nada es tener reuniones todo el día. Establezca el orden del día antes de entrar en una reunión y cúmplalo sin descarrilar. Fija un tiempo limitado para la reunión, comunícalo claramente a todas las partes implicadas y, sobre todo, cúmplelo.
En mi opinión, las reuniones son el mayor chiste de la América corporativa. Dicho esto, algunas reuniones pueden ser beneficiosas. Decide por ti mismo, y sé muy honesto, qué significa para ti cada reunión y qué vas a ganar con ella. El 90% de las veces no será NADA.
Intenta salir de las reuniones todo lo que puedas, pero asegúrate de hacer mucho trabajo para poder contárselo a tu jefe. Será mucho más fácil salir de futuras reuniones si demuestras sistemáticamente que haces mucho más que los que están ocupados matando sus neuronas en reuniones inútiles.
Dado que la mayoría de las reuniones pueden evitarse realmente, intenta hacer más cosas por correo electrónico, comunicándote de la forma más clara y específica posible (pero limítate a enviar correos electrónicos sólo dos veces al día como máximo).
Puede que haya notado que mi tono a lo largo de este artículo se dirige principalmente al individuo que trabaja, o al empleado. Esto se debe a que la mayoría de las personas que ganan dinero trabajan por un sueldo. Y dado que la mayoría de la gente trabaja para alguien para ganarse la vida, es importante que usted trabaje en un empleo o carrera que le apasione y que disfrute.
Si no puedes decir que esto es cierto para ti, aunque los hábitos detallados anteriormente te ayudarán en tu puesto actual, puede que haya otro asunto mucho más grande que necesites abordar. Si es así, puedes poner en práctica los hábitos anteriores para crear un poco de tiempo libre durante el cual puedas empezar a encontrar ese trabajo ideal ahora.
Esto no significa que tenga que dejar su trabajo de inmediato. Conseguir más flexibilidad en tu horario de trabajo hoy te permitirá investigar, establecer contactos y hacer entrevistas para conseguir un trabajo que te satisfaga y te llene por completo. Definitivamente, puedes hacer de esto tu próximo objetivo en el que centrarte.
Si usted es propietario de un negocio, o una persona con una carrera exitosa con un negocio paralelo, implemente algunos de los hábitos discutidos anteriormente para eliminarse a sí mismo como el cuello de botella de su negocio. Avanza hacia la automatización del negocio. Aprenda a analizar su negocio para poder eliminar la grasa y delegar el resto. Después de todo, tienes un trabajo diurno a tiempo completo en el que centrarte.
Esta lista no es una talla única, ni mucho menos. Es posible que algunas hayan resonado bien en ti, mientras que otras no hayan tenido ningún sentido. Tome los que le resuenen y aplíquelos en su vida diaria y observe los resultados. La clave es aplicar los hábitos de forma consistente durante un largo periodo de tiempo para evaluar realmente si te funcionan.
No puedo decir que ninguno de ellos haya cambiado mi vida por completo. Sin embargo, una combinación de todos ellos definitivamente lo ha hecho. Como resultado, me he beneficiado de una carga de trabajo mucho más ligera en el día a día, mejores relaciones con la familia, los amigos y la gente con la que hago negocios y trabajo, rutinas de trabajo productivas y una tonelada de diversión y tranquilidad en el camino.